Tenancy Management
Nous intervenons pour le compte de votre entreprise pour faciliter l’installation de vos collaborateurs dans leur nouveau logement tout en simplifiant votre gestion des frais locatifs.
Lors d’un projet de mobilité internationale, les garanties financières et les délais de paiement sont cruciaux pour que vos salariés accèdent rapidement à un logement. Cependant, les processus de paiement sont parfois longs dans les multinationales, et l’absence de garantie peut compromettre la transaction immobilière de vos collaborateurs.
Pour vous faire gagner en réactivité, simplifier la gestion financière de vos projets de mobilité internationale et rassurer vos salariés, Helma vous propose d’intervenir pour votre compte grâce à différents services de gestion immobilière et d’assistance à la relocation appelés Expense & Tenancy Management.
Avec ces services, Helma tient temporairement le rôle de la banque pour votre entreprise et vos collaborateurs. Nous avançons les frais liés au logement pour offrir une garantie financière immédiate auprès des acteurs de l’immobilier, mais également auprès des autres acteurs de la mobilité de vos salariés (écoles, traducteurs, etc.). Nous assurons également la gestion locative et l’assistance en cas d’incident dans le logement.
Grâce à nos services, vous profitez de solutions agiles pour financer l’installation de vos collaborateurs. Vous êtes déchargé des problématiques immobilières et vos dossiers de mobilité aboutissent plus rapidement. Vous gagnez en sérénité, vos salariés aussi.
Gestion de paiement des frais locatifs
Lors de l’installation de vos collaborateurs dans leur pays d’accueil, il est fréquent que des retards administratifs ou des procédures internes à l’entreprise entravent le paiement de certains frais en temps et en heure.
Mais pour garantir l’obtention d’un logement, il faut payer rapidement sinon la transaction échoue. Il faut alors recommencer (et payer à nouveau) tout le processus de recherche immobilière. Pour pallier les retards de règlement des agences immobilières dans les délais, nous vous proposons de payer pour votre compte :
- Les frais d’agence,
- Le dépôt de garantie,
- Le premier mois de loyer.
Cette avance de trésorerie fait partie de nos services à l’arrivée pour une installation rapide et sans difficulté de vos salariés. Avec ce service flexible, vous gagnez du temps, de l’argent, et vous externalisez en toute sérénité la gestion des frais locatifs.
Paiement des loyers et charges
Au-delà des services à l’arrivée que nous apportons lors de l’installation de vos collaborateurs, nous pouvons continuer à accompagner votre entreprise avec un service de gestion locative au long cours. Nous prenons en charge l’ensemble des paiements liés au logement de vos salariés, comme :
- Le règlement des loyers et des charges,
- Les frais d’état des lieux,
- L’assurance logement.
Afin de soulager votre entreprise des lourdeurs de la gestion immobilière, nous assurons également le suivi administratif et comptable de ces dépenses, ainsi que les relations avec les différents interlocuteurs (bailleurs, agences immobilières, prestataires…).
Avance de fonds
Pour faire gagner du temps à votre entreprise dans son processus de paiement et rassurer vos salariés dans leur installation, nous vous proposons de nous avancer des fonds au tout début du projet de mobilité afin que nous gérions le règlement de certains frais de façon autonome :
- Avance immédiate de frais liés au logement,
- Premier acompte de frais de scolarité,
- Honoraires de traductions,
- Régularisation de taxes et impôts, etc.
Nous pouvons étudier avec votre service financier différentes options comme la mise en place d’un fonds de roulement pour le financement de ces frais. Nous vous rendons compte de l’utilisation des fonds dans un rapport mensuel détaillé.
Helpline
Dégâts des eaux, serrure défectueuse, panne d’électroménager… Il n’est pas rare que des désagréments liés au logement surviennent dans le quotidien de vos collaborateurs fraîchement installés. Nous sommes à leurs côtés jusqu’à la résolution de leur problème grâce à une assistance via notre helpline. Nous dépêchons rapidement sur place un de nos partenaires de confiance afin de régler le sinistre avec efficacité.
Vous pouvez souscrire à notre service de helpline pour une durée de plusieurs mois ou pour toute la durée de la mission ; dans le laps de temps imparti, vous attribuez alors un forfait mensuel à votre collaborateur pour régler les incidents liés au logement. Vous pouvez également opter pour un paiement à l’utilisation du service.
Reporting mensuel
Pour vous permettre de gérer facilement tous vos frais de Tenancy Management et tenir à jour votre comptabilité, nous mettons à votre disposition chaque mois un reporting détaillé qui récapitule l’ensemble des dépenses engagées par Helma pour votre compte.
Ce rapport peut être établi à votre convenance par collaborateur, par poste de dépenses, par projet, etc. A tout moment et sur simple demande, vous avez accès à nos livres comptables dédiés à votre compte de Tenancy Management en vue de lancer un audit.
Helma International : votre partenaire en mobilité
Notre pôle Relocation a à cœur d’aider vos salariés à s’installer sereinement tout autant que de participer positivement au développement de votre entreprise. Grâce à nos services agiles d’Expense & Tenancy Management, vous bénéficiez d’un accompagnement complet et de qualité en gestion locative.
N’hésitez pas à demander plus d’informations à votre point de contact chez Helma : nous sommes à votre écoute pour vous apporter une solution rapide et efficace.
