Démarches administratives
Pour faciliter l’installation de vos collaborateurs en mobilité, nos experts en relocation prennent en charge l’ensemble de leurs démarches administratives.
Simplifier les démarches liées à l’installation
Pour un étranger, les démarches administratives liées à sa mobilité internationale sont souvent difficiles à gérer. Ouverture de compte bancaire, affiliation aux organismes de protection sociale, échange de permis… Ces formalités requièrent de l’organisation, du temps et une bonne connaissance des services administratifs du pays d’accueil.
Helma International est à vos côtés pour simplifier les démarches administratives liées à l’installation de vos salariés. Notre pôle Relocation prend en charge les diverses démarches à effectuer pour soulager vos équipes et permettre à vos collaborateurs d’être libérés des lourdeurs administratives. Vos talents peuvent ainsi se consacrer pleinement à leurs nouvelles fonctions.
Nos consultants maîtrisent parfaitement le fonctionnement du système du pays d’accueil et ses procédures parfois complexes. Notre expertise administrative et nos contacts privilégiés au sein des différents organismes sont des atouts pour permettre l’installation rapide de vos collaborateurs. Un consultant en mobilité est à l’écoute de vos salariés pour leur offrir un accompagnement de proximité, et notre plateforme digitale permet à chacun de suivre l’avancement des démarches.
Affiliation à la Sécurité Sociale nationale
La protection sociale est un point essentiel de la mobilité des salariés. En France et dans d’autres pays, elle relève de la responsabilité de l’employeur. Nous travaillons en synergie avec le pôle Advisory afin de vous conseiller sur les démarches à effectuer pour être en conformité.
Nous analysons la situation de votre salarié et de sa famille pour l’accompagner efficacement dans l’ensemble des démarches d’affiliation à la Sécurité Sociale (par exemple la CPAM en France). Nous fournissons une assistance jusqu’à l’obtention du numéro de Sécurité Sociale et de la Carte Vitale. Tout au long de la procédure, nous vous informons, vous et votre salarié, de l’avancée de la demande d’affiliation via notre plateforme sécurisée.
Inscription à la Caisse d’Allocations Familiales
Lorsque vos collaborateurs (hors salariés détachés) s’installent dans le pays d’accueil avec leur famille, ils peuvent prétendre à différentes prestations, au bénéfice de la famille. En France, c’est la Caisse d’Allocations Familiales qui verse ces aides (allocations familiales, prestation d’accueil du jeune enfant…).
Nous accompagnons vos collaborateurs dans leurs démarches d’inscription ; nous collectons les éléments nécessaires à la constitution de leur dossier et nous les informons de l’avancée de la procédure via notre plateforme de gestion.
Echange de permis de conduire
En France, les ressortissants étrangers hors UE et EEE disposent d’un an pour échanger leur permis de conduire, dans le cas où un accord bilatéral a été conclu entre le pays de délivrance du permis de conduire et la France. Des mesures similaires existent aussi dans d’autres pays.
Cependant, la procédure pour échanger son permis de conduire contre un permis de conduire local est longue et fastidieuse, il faut donc s’en préoccuper rapidement après l’installation sur le territoire national. Nos consultants en relocation accompagnent vos salariés dans toutes les démarches liées à l’échange de leur permis de conduire.
Ouverture de compte en banque
L’ouverture d’un compte en banque est souvent une étape compliquée pour votre talent en mobilité. Nous avons développé des partenariats avec plusieurs établissements bancaires afin de faciliter l’ouverture d’un compte courant pour votre collaborateur avant que celui-ci ait une adresse définitive.
Nous proposons à votre salarié différentes banques susceptibles de l’accueillir avec un minimum de formalités. Nous organisons un rendez-vous avec la banque de son choix, et si besoin, nous accompagnons votre collaborateur pour l’ouverture de son compte bancaire.
Coordination des traductions
Un talent en mobilité internationale est dans l’obligation de faire traduire certains documents officiels pour s’expatrier (pièces d’identité, certificat de mariage, acte de naissance, extrait de casier judiciaire, diplômes…). Certains de ces documents sont par exemple exigés pour l’affiliation du salarié à la Sécurité Sociale et pour l’échange de permis de conduire.
Pour simplifier les démarches de vos collaborateurs, nous assurons la coordination des traductions de leurs documents officiels auprès de nos partenaires experts en traduction assermentée.
Légalisations et apostilles
Nous gérons également le processus de légalisation des documents de vos salariés en mobilité internationale et les demandes d’apostilles auprès des administrations concernées, à l’étranger comme en France (consulats, ambassades, Ministère des Affaires Etrangères). Ainsi, vous obtenez facilement des duplicatas de tout document officiel grâce à notre intervention.
Plateforme MI : notre outil sécurisé pour vos démarches administratives
Pour gérer vos projets de mobilité internationale et centraliser les informations, nous avons mis en place une plateforme digitale conforme aux normes RGPD.
Grâce à elle, votre service RH et vos salariés peuvent :
- Suivre l’avancée de leur(s) dossier(s) en temps réel
- Fournir des informations personnelles et consulter les tâches à effectuer,
- Partager et télécharger des documents confidentiels avec les différents pôles d’Helma,
- Obtenir des reportings sur mesure… et bien d’autres choses encore !
