Foire aux questions
Des questions sur Helma ? Sur vos projets de mobilité internationale ? Sur l’accompagnement de vos talents ? Nos experts vous répondent.
Général
Nous accompagnons les entreprises de toutes tailles pour organiser leurs missions de mobilité en France ou à l’étranger. Nous avons les compétences pour gérer les dossiers de mobilité internationale les plus complexes et accompagner vos salariés dans leur mobilité.
Nous pouvons vous conseiller dans la mise en place de votre politique MI, sur la rémunération de vos salariés en mission, mais aussi vous accompagner sur tous les sujets d’immigration et de relocation, former votre service MI à de bonnes pratiques, etc. Notre accompagnement couvre tous les champs de la mobilité internationale.
Nous sommes très attachés à la qualité de service et à votre satisfaction. Quand vous faites appel à Helma, vous êtes accompagné par un seul interlocuteur de l’initiation à la livraison du service. Vous bénéficiez également d’un accès à notre plateforme digitale sur laquelle vous pouvez suivre l’avancement de tous vos dossiers en temps réel et rester en contact avec votre interlocuteur chez Helma.
La mobilité internationale est souvent très chronophage pour un service RH. Grâce à notre expertise, nous pouvons assurer la gestion de toutes vos missions de MI de façon externalisée pour soulager votre équipe RH. Nos experts accompagnent vos salariés dans la sérénité.
Pôle ADVISORY
Dans le langage commun le mot expatriation est utilisé dans son terme générique. Or, en mobilité internationale, les termes d’expatriation et de détachement ont des sens différents. On distingue le sens juridique (droit du travail), du sens de la sécurité sociale.
En effet, quand le contrat de travail est maintenu, avec un lien de subordination dans le pays d’origine, on parle de détachement au sens du droit du travail, alors que lorsque le contrat est suspendu avec un nouveau contrat de travail dans le pays d’accueil, on parle alors d’expatriation au sens du droit du travail.
Au sens de la sécurité sociale, un détachement signifie que l’on peut maintenir le régime social du pays d’origine. De nombreux paramètres sont donc à prendre en compte et notre équipe Advisory peut vous assister, calculs à l’appui pour faire le meilleur choix.
Seul un entretien fiscal prenant en compte la situation personnelle de votre Talent, le lieu d’exercice de l’activité, le pays de l’employer … , car la détermination de la résidence fiscale dépend de plusieurs variables (situation familiale, agent du secteur public ou salarié du secteur privé, convention fiscale entre les deux pays, etc.) et de nombreux critères factuels. En outre, même si le salarié est considéré comme non-résident fiscal dans un pays, il peut tout de même avoir des obligations déclaratives et être redevable de l’impôt dans ce dernier. En effet, en dehors de la clause de séjour temporaire (article 15 des conventions fiscales sur le modèle de l’OCDE), le principe reste l’imposition des salaires dans le pays d’exercice de l’activité.
Le jeu des crédits d’impôts, les clauses d’égalisation fiscale, ces aspects techniques méritent un accompagnement par nos experts du Pôle Advisory qui vous tiendront la main pour analyser la situation de vos Talents.
La question doit être posée en amont du projet car les implications peuvent concerner l’immigration, les volets social et fiscal. La présence du salarié va-t-elle créer un risque de création d’établissement stable ? Est-il possible de détacher le collaborateur au sens de la sécurité sociale ou bien faut-il enregistrer la société (employeur du salarié) en tant que société non immatriculée dans le pays d’accueil, et verser les cotisations dans ce dernier. Faut-il mettre en place un « shadow payrol » ou une solution de portage salarial ?
Nous pouvons réaliser une analyse complète de la situation et vous fournir des recommandations détaillées, afin de vous aider à prendre la décision la plus adaptée à votre entreprise.
Cette question d’actualité génère beaucoup d’autres questions sur la durée du télétravail, le temps de travail (temps plein ou temps partiel), la nationalité du collaborateur, etc. Cela implique de réaliser une analyse juridique, sociale et fiscale très complète en matière de compliance. Selon les cas, un portage salarial peut être envisagé.
Pôle IMMIGRATION
Les premières questions à se poser sont la nationalité de l’intéressé, la nature de l’activité exercée (business ou travail) et la durée du séjour. Viennent s’ajouter des questions de droit du travail (détachement ou expatriation) afin de pouvoir faire une analyse du statut en droit d’immigration le plus adapté : simple business visa, exemption de visa, visa de travail et autorisation de travail le cas échéant. Notre pôle immigration pourra vous accompagner sur le choix du meilleur statut et l’obtention du titre correspondant.
Non, les ressortissants de l’UE peuvent s’installer et travailler en France sans visa ni titre de séjour. Une carte d’identité ou un passeport en cours de validité suffit. Votre talent peut toutefois demander une carte de séjour s’il le souhaite, mais ceci est facultatif.
Les délais d’obtention des visas de travail varient en fonction du statut de votre collaborateur. Si certaines demandes de visas sont traitées par le consulat français dans le pays d’origine, pour certains statuts, une autorisation de travail doit être demandée au préalable.. En règle générale, il convient d’anticiper ces démarches et de bien en comprendre la chronologie. Helma accompagne vos salariés de la demande jusqu’à l’obtention de leur visa pour la France.
Votre collaborateur doit déposer une demande de renouvellement auprès de la préfecture ou sous-préfecture suffisamment en avance avant l’expiration de son titre de séjour afin de tenir compte des délais de traitement. Sur notre plateforme digitale, il recevra une alerte lui rappelant l’expiration prochaine de son titre. Nous pouvons l’accompagner dans toutes ses démarches auprès de la préfecture.
Pôle RELOCATION
Dans la plupart des cas, oui. Il doit constituer un dossier locatif solide et avoir un garant physique ou moral. Nous l’informons sur les documents et garanties à fournir, et nous l’aidons à constituer son dossier locatif pour maximiser ses chances d’obtenir un logement.
Trouver un logement est compliqué lorsqu’un salarié étranger arrive dans un nouveau pays et ne dispose pas des documents demandés par les bailleurs ou les agences de location (fiches de paie, justificatifs de domicile, etc.). C’est donc souvent à cause d’un dossier incomplet ou de l’absence de garant qu’un collaborateur ne trouve pas de logement. Un mauvais ciblage du logement (au loyer trop élevé par rapport aux revenus) peut également être en cause. Helma accompagne vos talents dans tous les aspects de leur recherche de logement.
A priori oui s’il s’agit d’un compte européen. Le paiement des loyers et les prélèvements divers (électricité, gaz, Internet, etc.) sont en principe possibles sur un tel compte. Toutefois chaque fournisseur applique sa propre politique en la matière et peut refuser de prélever sur un compte non français. Posséder un compte dans une banque nationale permet d’éviter ce risque, c’est pourquoi nous accompagnons vos collaborateurs dans l’ouverture d’un compte bancaire en France.
Bien sûr. Nous savons que c’est l’inquiétude N°1 des familles, alors nous les accompagnons dans leurs recherches. Les meilleures écoles ont des listes d’attente et les inscriptions commencent souvent un an avant la rentrée. Selon l’âge des enfants, leur niveau scolaire, les langues et les activités pratiquées, nous les orientons vers l’école la plus adaptée.
Pôle DIGITAL
Notre simulateur Smart Expatriation permet de calculer la rémunération brute équivalente qui permettra à vos salariés de maintenir leur niveau de vie et leur capacité d’épargne dans leur pays de destination. Notre algorithme tient compte des impôts, des cotisations obligatoires, ainsi que des coûts de la vie et du logement à destination. De ce fait, vous déterminez également le budget que vous devez consacrer à vos missions internationales.
Notre plateforme numérique de gestion permet de centraliser toutes les informations concernant les missions internationales de vos collaborateurs. Des indicateurs (en cours de traitement ou traité) vous informent étape par étape pour un suivi en temps réel.
La sécurité de vos données est une priorité. Notre plateforme de gestion est conforme à tous les critères de sécurité et de confidentialité du RGPD. Vos données personnelles et les documents confidentiels que vous nous transmettez sont protégés et cryptés à tout moment.
Sur notre plateforme, vous avez accès à divers éléments que vous pouvez sélectionner et exporter en fonction de vos besoins d’analyse. Vous pourrez ainsi réaliser vos propres reporting et statistiques de vos missions, et ainsi affiner votre politique MI.
Pôle OUTBOUND
Oui. Notre processus de sélection est très rigoureux. Nos partenaires doivent remplir des critères de qualité, de stabilité financière et de confidentialité élevés, et bien sûr connaître parfaitement la législation et les pratiques de leur pays. Leurs compétences sont certifiées par les associations de notre profession (EuRA, ERC…). Nous les formons à nos pratiques pour garantir la qualité de leur intervention, dans le respect de nos valeurs.
Sur notre pôle Outbound, une équipe est dédiée à la gestion et la supervision de nos partenaires. Chaque mission qui leur est confiée doit être remplie sur la base des indicateurs clés de performance définis avec vous au préalable. Votre interlocuteur unique vous rend compte régulièrement de l’avancée des dossiers via notre plateforme de gestion.
Votre interlocuteur chez Helma est là pour vous répondre. Il se charge (si besoin) de collecter les informations nécessaires auprès des partenaires chargés de votre mission afin de vous répondre avec précision. Ainsi, vous n’avez pas à multiplier le nombre de personnes à contacter et vous obtenez une réponse rapidement.
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